Os eventos estão acontecendo a todo vapor, um atrás do outro, e com um público cada vez mais exigente. Porém para que o evento seja um sucesso, é necessário planejar cada detalhe. Mas mesmo assim, alguns erros comuns acontecem em muitos eventos, e podem acabar prejudicando o resultado que você gostaria para seu evento. Veja abaixo 05 dos erros mais comuns, e como solucioná-los, ou melhor, como evitá-los:

1. Erro: Escolha da data e local do evento 

    A data e o local podem parecer apenas uma detalhe, porém é um dos principais fatores para o sucesso do seu evento. Pois é uma das primeiras informações que o convidado leva em consideração ao pensar se irá ou não comparecer ao seu evento. E acontece muito da pessoa que está organizando o evento acabar não prestando atenção se existe algum fator climático ou sazonal que pode influenciar diretamente na escolha da data e do local do evento. Por exemplo: Evento aberto em meses de grandes possibilidades de chuva, local com difícil acesso para participantes de outras cidades, datas próximas a feriados, ou próxima a eventos do mesmo setor, etc...

Solução: 

    Na hora de definir a data do evento, veja se a data não cai perto de algum feriado prolongado, e verifique se  não haverá nenhum evento concorrente ou similar ao seu perto da data escolhida, isso pode dividir os participantes entre os eventos e acabar não atendendo suas expectativas para vendas de ingressos. 

    Para o local, pense primeiro nos convidados. Veja se é de fácil acesso, se possui uma infraestrutura boa, se o espaço comporta a quantidade pretendida para o evento e se o alvará está em dia. 

2. Erro: treinamento da equipe do evento

    Seu evento pode estar impecável, com uma decoração maravilhosa, tudo muito bem organizado com um conteúdo incrível, mas se o atendimento das recepcionistas, garçons, produtores e outros integrantes que trabalham no seu evento for ruim, esqueça, será falha na certa. Os convidados gostam de ser bem recebidos, se sentirem especiais e importantes, e esperam um atendimento no mínimo excelente. Afinal, o evento foi feito especialmente para eles.

Solução:

    Prepare muito bem sua equipe: a moça da limpeza, seguranças, recepcionistas, garçons… Todos que terão algum contato com o público. Antes de começar o evento, dê uma volta com a equipe no local e oriente-os para que todos saibam as informações básicas do evento, ou pelo menos saibam a quem reportar caso precisem de alguma informação mais complexa. Faça os funcionários saberem o quão importante é a participação deles para o sucesso do evento. Peça pra sorrirem, para serem educados e atenciosos com os participantes. Esse é um detalhe crucial para o sucesso do evento.

3. Erro: Se basear apenas no valor e não na qualidade

  Economizar, e conseguir preços melhores para os itens que serão contratados no evento devem sim serem levados em consideração, porém com um certo cuidado, você já ouviu aquele velho ditado: “ o barato sai caro”. O que isso significa? Que as vezes vale a pena você investir um pouco mais em um equipamento, com mais qualidade do que pagar barato para economizar e na hora do evento o equipamento ou o serviço dar problema e prejudicar o seu evento. Por exemplo: Quantas vezes você já foi em algum evento que a caixa de som ficou chiando e fazendo barulho? Ou a comida não tinha uma qualidade muito boa? Ou vários fios e cabos expostos no evento, causando um visual poluído? Esses detalhes são perceptíveis, e podem prejudicar a qualidade seu evento.

Solução:

Antes de contratar algum fornecedor, procure referências dele, da qualidade, do serviço, do atendimento, e de como será a apresentação dele no dia do evento. Se possível, peça para testar os equipamentos, ou mesmo fazer uma degustação dos alimentos que serão contratados. Questione, e compare os materiais e valores que estão sendo oferecidos. Seja exigente com seu fornecedor, pois seus convidados também serão exigentes com o evento.

4. Erro: Logística de montagem e desmontagem

Depois de todo o planejamento, chega a hora da montagem e dependendo da complexidade do evento, é necessário contratar o espaço com um ou mais dias de antecedência para a montagem, testes dos equipamentos, passagem de som, iluminação e apresentações que haverá no evento. Muitas pessoas acabam esquecendo deste detalhe e reservando o local apenas para o dia do evento. Outro erro comum nesta etapa é a falta de um cronograma para a montagem, e de programar o horário e a entrada certa de cada fornecedor. Por exemplo: existe fornecedor que precisa ser o primeiro a entrar na montagem por ser algo mais complexo, ou os equipamentos de som e projeção, não podem ser montados antes da montagem do palco, ou a decoração floral ser montada antes da cenografia, e por ai vai. são pequenos detalhes que para quem não tem experiência pode comprometer o evento.

Solução:

Quando estiver contratando os fornecedores para o evento, questione-o sobre o tempo de montagem e sua complexidade. Veja se será necessário fazer algum teste após finalizar a montagem e se este fornecedor precisará que outra parte do evento esteja pronta para que  ele possa iniciar seu trabalho. Esses detalhes servem tanto para montagem quanto para desmontagem. Após ter aliando essas informações com todos os fornecedores, crie uma tabela com horários e ordem com que cada fornecedor deve chegar, e fique atento se eles estão respeitando o horário que se comprometeram a chegar e a concluir o trabalho, pois um fornecedor atrasado, pode atrasar todos os demais. Por isso é importante deixar uma pessoa da sua equipe responsável por coordenar toda a logística de montagem e desmontagem.

5. Erro: Pós evento, Feedbacks e ROI

 O evento acabou, e o que você fez para computar os resultados obtidos e descobrir se seu evento foi realmente um sucesso e trouxe bons retornos para a empresa? Muitas pessoas acabam “esquecendo” de verificar os resultados que o evento trouxe. Desde resultados financeiros, quanto de satisfação dos convidados e também de retorno para a empresa. E essas informações são as mais importantes e valiosas que você pode obter de um evento. Não calcular o ROI e não fazer uma pesquisa de satisfação, pode ser um erro crucial, pois esses resultados podem influenciar no sucesso da próxima edição do seu evento. 

Solução:

Lembre-se de agradecer os participantes por terem disponibilizado o tempo deles para participar do seu evento, mande um email de agradecimento. Faça uma pesquisa de satisfação com os convidados, para saber sobre os pontos principais do evento, o que eles gostaram mais, o que poderia ser melhor, o que gostariam que tivesse de diferente na próxima edição e etc, a opinião dos participantes é algo fundamental para o planejamento das próximas edições. Tenha claro os objetivos que você quer atingir com seu evento, para que no final você possa mensurar se conseguiu atingi-lo. 

Esses são apenas 05 erros que muitos organizadores podem cometer durante a realização de um evento. Esperamos que tenha gostado deste artigo e que você possa ter um pouco mais de clareza de como evitar esses erros para que seu evento seja um sucesso.

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