Os
eventos estão acontecendo a todo vapor, um atrás do outro, e com um público
cada vez mais exigente. Porém para que o evento seja um sucesso, é
necessário planejar cada detalhe. Mas mesmo assim, alguns erros comuns
acontecem em muitos eventos, e podem acabar prejudicando o resultado que você
gostaria para seu evento. Veja abaixo 05 dos erros mais comuns, e como
solucioná-los, ou melhor, como evitá-los:
1. Erro:
Escolha da data e local do evento
A data e o local podem parecer apenas uma detalhe, porém é um dos
principais fatores para o sucesso do seu evento. Pois é uma das primeiras
informações que o convidado leva em consideração ao pensar se irá ou não
comparecer ao seu evento. E acontece muito da pessoa que está organizando o
evento acabar não prestando atenção se existe algum fator climático ou sazonal
que pode influenciar diretamente na escolha da data e do local do evento. Por
exemplo: Evento aberto em meses de grandes possibilidades de chuva, local com
difícil acesso para participantes de outras cidades, datas próximas a feriados,
ou próxima a eventos do mesmo setor, etc...
Solução:
Na hora
de definir a data do evento, veja se a data não cai perto de algum feriado
prolongado, e verifique se não haverá nenhum evento concorrente ou
similar ao seu perto da data escolhida, isso pode dividir os participantes
entre os eventos e acabar não atendendo suas expectativas para vendas de
ingressos.
Para o local, pense primeiro nos convidados. Veja se é de fácil acesso,
se possui uma infraestrutura boa, se o espaço comporta a quantidade pretendida
para o evento e se o alvará está em dia.
2. Erro:
treinamento da equipe do evento
Seu evento pode estar impecável, com uma decoração maravilhosa, tudo
muito bem organizado com um conteúdo incrível, mas se o atendimento das
recepcionistas, garçons, produtores e outros integrantes que trabalham no seu
evento for ruim, esqueça, será falha na certa. Os convidados gostam de ser bem
recebidos, se sentirem especiais e importantes, e esperam um atendimento no
mínimo excelente. Afinal, o evento foi feito especialmente para eles.
Solução:
Prepare
muito bem sua equipe: a moça da limpeza, seguranças, recepcionistas, garçons…
Todos que terão algum contato com o público. Antes de começar o evento, dê uma
volta com a equipe no local e oriente-os para que todos saibam as informações
básicas do evento, ou pelo menos saibam a quem reportar caso precisem de alguma
informação mais complexa. Faça os funcionários saberem o quão importante é a
participação deles para o sucesso do evento. Peça pra sorrirem, para serem
educados e atenciosos com os participantes. Esse é um detalhe crucial para o
sucesso do evento.
3. Erro:
Se basear apenas no valor e não na qualidade
Economizar, e conseguir preços melhores para os itens que serão contratados no
evento devem sim serem levados em consideração, porém com um certo cuidado,
você já ouviu aquele velho ditado: “ o barato sai caro”. O que isso significa?
Que as vezes vale a pena você investir um pouco mais em um equipamento, com
mais qualidade do que pagar barato para economizar e na hora do evento o
equipamento ou o serviço dar problema e prejudicar o seu evento. Por exemplo:
Quantas vezes você já foi em algum evento que a caixa de som ficou chiando e
fazendo barulho? Ou a comida não tinha uma qualidade muito boa? Ou vários fios
e cabos expostos no evento, causando um visual poluído? Esses detalhes são
perceptíveis, e podem prejudicar a qualidade seu evento.
Solução:
Antes de
contratar algum fornecedor, procure referências dele, da qualidade, do serviço,
do atendimento, e de como será a apresentação dele no dia do evento. Se
possível, peça para testar os equipamentos, ou mesmo fazer uma degustação dos
alimentos que serão contratados. Questione, e compare os materiais e valores
que estão sendo oferecidos. Seja exigente com seu fornecedor, pois seus
convidados também serão exigentes com o evento.
4. Erro: Logística de montagem e desmontagem
Depois de
todo o planejamento, chega a hora da montagem e dependendo da complexidade do
evento, é necessário contratar o espaço com um ou mais dias de antecedência
para a montagem, testes dos equipamentos, passagem de som, iluminação e
apresentações que haverá no evento. Muitas pessoas acabam esquecendo deste
detalhe e reservando o local apenas para o dia do evento. Outro erro comum
nesta etapa é a falta de um cronograma para a montagem, e de programar o
horário e a entrada certa de cada fornecedor. Por exemplo: existe fornecedor
que precisa ser o primeiro a entrar na montagem por ser algo mais complexo, ou
os equipamentos de som e projeção, não podem ser montados antes da montagem do
palco, ou a decoração floral ser montada antes da cenografia, e por ai vai. são
pequenos detalhes que para quem não tem experiência pode comprometer o evento.
Solução:
Quando
estiver contratando os fornecedores para o evento, questione-o sobre o tempo de
montagem e sua complexidade. Veja se será necessário fazer algum teste após
finalizar a montagem e se este fornecedor precisará que outra parte do evento
esteja pronta para que ele possa iniciar seu trabalho. Esses detalhes
servem tanto para montagem quanto para desmontagem. Após ter aliando essas
informações com todos os fornecedores, crie uma tabela com horários e ordem com
que cada fornecedor deve chegar, e fique atento se eles estão respeitando o
horário que se comprometeram a chegar e a concluir o trabalho, pois um
fornecedor atrasado, pode atrasar todos os demais. Por isso é importante deixar
uma pessoa da sua equipe responsável por coordenar toda a logística de montagem
e desmontagem.
5. Erro:
Pós evento, Feedbacks e ROI
O
evento acabou, e o que você fez para computar os resultados obtidos e
descobrir se seu evento foi realmente um sucesso e trouxe bons retornos para a
empresa? Muitas pessoas acabam “esquecendo” de verificar os resultados que
o evento trouxe. Desde resultados financeiros, quanto de satisfação dos
convidados e também de retorno para a empresa. E essas informações são as mais
importantes e valiosas que você pode obter de um evento. Não calcular o ROI e
não fazer uma pesquisa de satisfação, pode ser um erro crucial, pois esses
resultados podem influenciar no sucesso da próxima edição do seu evento.
Solução:
Lembre-se
de agradecer os participantes por terem disponibilizado o tempo deles para
participar do seu evento, mande um email de agradecimento. Faça uma pesquisa de
satisfação com os convidados, para saber sobre os pontos principais do evento,
o que eles gostaram mais, o que poderia ser melhor, o que gostariam que tivesse
de diferente na próxima edição e etc, a opinião dos participantes é algo
fundamental para o planejamento das próximas edições. Tenha claro os objetivos
que você quer atingir com seu evento, para que no final você possa mensurar se
conseguiu atingi-lo.
Esses são
apenas 05 erros que muitos organizadores podem cometer durante a realização de
um evento. Esperamos que tenha gostado deste artigo e que você possa ter um
pouco mais de clareza de como evitar esses erros para que seu evento seja um
sucesso.
Caso
queria tirar alguma dúvida ou tenha algum comentário a fazer, deixe uma
mensagem ou entre em contato conosco. Será um prazer ajudá-lo.