Existem diversos tipos de eventos científicos. Dos mais simples com 1-10 pessoas até aqueles que superam a marca dos mil participantes. No geral esse tipo de evento se torna uma experiência gratificante, pois são momentos de aprendizado ou na maioria das vezes atualizações e experiências compartilhadas por especialistas do setor.
A organização deste momento requer muita dedicação, tempo e planejamento.
Para que tudo saia da melhor forma possível, existem uma serie de detalhes que devem ser pensados com muito cuidado. Por isso, resolvi criar esse artigo com algumas regras básicas para um bom planejamento.
PLANEJAMENTO: Não é um regra é uma obrigação
Não poupe tempo na hora de planejar, geralmente o planejamento varia entre 9 a 12 meses antes do evento. Claro que tem exceções, existem ocasiões em que os eventos são pensados de última hora, mas definitivamente não é o recomendado. O ideal é ter tempo de sobra para planejar, e definir os fornecedores como hotéis com descontos, voos com preços acessíveis, palestrantes referência, entre outras necessidades que o evento possa ter.
Regra 1: O Conteúdo define um bom evento.
Primeiramente, você deve saber qual o público que vai participar ou que você pretende atrair para seu evento. Tendo isso claro, devemos definir quais serão os temas abrangidos e quem são os melhores “players” para debater os pontos pertinentes relacionados à sua temática.
Quanto mais tópicos relevantes você conseguir abranger em seu evento, maior será a quantidade de pessoas interessadas nele. Dentro do possível, tente oferecer o maior numero de atividades para contemplar uma maior quantidade de assuntos de um mesmo nicho. Afinal, as pessoas procuram por eventos técnico cientifico atrás de atualizações, novas experiências e conteúdo relevante.
Regra 2: Escolha do local certo, na data certa.
O local um dos principais fatores que compõem a qualidade do evento. O local que você escolher deve ter uma excelente estrutura e suportar o tamanho e formato do seu evento, oferecendo a melhor experiência para seus participantes.
A data é um fator muito importante, muitas vezes as pessoas deixam de ir nos eventos porque caem em véspera de feriado, por ex. Pesquise os feriados, dias comemorativos, eventos de caráter semelhante e outros fatores antes de definir a data.
Regra 3: Faça o levantamento de todos os custos possíveis e como reduzi-los.
Estude cautelosamente todos os possíveis custos por ex: local, palestrante, cenografia (se houver), credenciamento, áudio visual, foto vídeo, equipe, etc. Mapeie tudo em planilha, faça toda matemática e tenha tudo muito bem organizado.
Uma boa estimativa do número de participantes vai ajudar bastante na hora de mensurar os custos do evento, pois alguns fornecedores cobram por pessoa como por ex: refeições/coffees/brindes.
Caso pretenda receber patrocínio ou apoio de algum possível colaborador, monte uma proposta com as cotas de patrocínio/apoio incluindo uma breve apresentação do evento, qual é seu público, qual seu objetivo, quais são as vantagens de patrocinar seu evento, quais serão as contra partidas, por ex: logo exposto em todo material de divulgação e impresso do evento, logo no rodapé dos telões ou projeções, logo no certificado pós evento, entre outros. (Isso é assunto para outro tópico mais específico de patrocínio) Mas tenha cuidado, o objetivo do evento não é promover marcas descaradamente, dependendo de como é feito pode cair mal.
Regra 4: Network
O evento é um lugar onde as pessoas vão para se atualizar e receber informações e muitas delas aproveitam o evento para partilhar conhecimento, trocar idéias, e até mesmo fazer novos negócios.
Permitir um tempo para que os participantes socializem é importante! Breaks, refeições, e sessões de fotos são ocasiões ideais para para participantes encontrarem possíveis colaboradores e promover networking entre eles.
Regra 5: Mantenha uma comunicação regular com toda a equipe.
Uma única pessoa não vai ter todas as habilidades necessárias para organizar um evento, logo, você precisará de uma equipe de apoio qualificada para contribuir com a realização dele.
É muito importante que todos os envolvidos diretamente e indiretamente com o evento, estejam a par de todas as etapas e decisões da organização e planejamento. Pra isso se costuma fazer reuniões quinzenais e semanais, com o intuito de todos acompanharem e analisarem cada etapa percorrida.
Na medida do possível, todos devem estar familiarizados com todos os aspectos da organização do evento. Este conhecimento coletivo fará com que seja menos provável que as questões importantes sejam esquecidas.
Regra 6: Encerre o evento da melhor forma possível.
No final do evento, é sempre muito bem vindo dar crédito a todos os que ajudaram a tornar o evento um sucesso. Caso você queira realizar uma premiação, este é o momento certo para a cerimônia. Dedique algum tempo para agradecer os palestrantes e patrocinadores, bem como todos os envolvidos na organização do evento.
É sempre muito bom saber o que os participantes acharam sobre seu evento, recolher um feedback por meio de questionários é uma das formas. Essa avaliação vai ajudar você a entender os pontos fortes e fracos do seu evento e lhe dar a oportunidade de melhorar em futuras edições.
Regra 7: Faça com que a experiência de ter participado do evento seja única
Publicar os anais (Resumo de todo conteúdo apresentado no evento) é a melhor maneira de ampliar o impacto e a credibilidade de um evento. Além disso, postar fotos e vídeos do evento no site e nas redes sociais é outra prática excelente.
Enviar um último e-mail a todos os participantes que estiveram presentes, disponibilizar um certificado, e agradecer-lhes pela sua participação é particularmente importante se você esta considerando realizar próximas edições, pois ajuda a formar um relacionamento duradouro com os participantes.